5 правил подготовки электронных писем

Плохо, когда важное письмо попадает в папку СПАМ. Плохо, когда важное письмо теряется между рядом рекламы от очередного интернет-магазина и надежного места для инвестиций. И еще хуже, когда потерянное письмо — ваше.

Из-за обилия электронной почты и частого желания ее использовать, письмо может потеряться среди мусора или будет попросту незамеченным. Дабы этого избежать, мы все же рекомендуем звонить людям, но если почта — это единственный доступный вариант, предлагаем подойти к отправке важного письма с максимальной серьезностью.

Для этого нужно задать себе 5 простых вопросов.

1. Почему я должен открывать это письмо?

Поставим себя на место получателя. Помимо вашего, ему в день может прийти еще 10 писем, а может и 967. Всю почту разгребать человек будет со страшной спешкой и все, что не посчитает важным, даже не откроет.

Получатель письма должен понять, что ваше письмо важное. Желательно, чтобы это было понятно прямо из поля «Тема» письма, которое система не зря требует заполнить перед отправкой. Зачастую, при приеме на работу, кандидатов сразу просят указывать определенный набор слов в поле темы и этому нужно следовать беспрекословно: работодатель после получения писем фильтрует их по теме и работает только с теми кандидатами, которые умеют читать условия. Может вы и прекрасный специалист, но про вас никто не узнает.

Если тема письма не заявлена, эксперты советуют использовать несколько слов, которые коротко описывают тело письма, но при этом еще и связаны между собой. Взгляд получателя остановится на этих словах, и письмо будет открыто.

2. А кто это?

Люди, с которыми вы постоянно ведете переписку, сразу узнают отправителя. Но если вы пишете человеку впервые, есть шанс остаться без ответа: получатель письма не поймет, кто ему написал.

Во-первых, всегда указывайте кто вы, откуда знаете получателя (случайное знакомство на конференции, посоветовали) и почему пишете. Если о человеке в открытом доступе есть хоть немного информации, ее также можно использовать: учеба в одном университете, общие интересы.

Одно лишнее предложение даст возможность понять, кто пишет и зачем ему отвечать. Подумайте, кому это важнее.

3. Что вам нужно?

Здесь стоит выбрать одну из двух стратегий, которая зависит от ваших целей. Первая — получить ответ в таком же цифровом виде. Нужно предельно четко изложить просьбу, но без трактатов на две страницы А4: человек на противоположной стороне для этого всегда слишком занят. Упростите задачу и дайте понять, что нужно, в одном абзаце.

Второе — договоренность о встрече. Писать просто «давайте встретимся» — неправильно. Нужно дать возможность человеку подготовиться, собраться с мыслями. Эксперты советуют несколькими словами объяснить тему разговора, без учета всех подробностей, и попросить о личной встрече. Собеседник подготовится, вопросы не будут заставать его врасплох.

Еще раз: никаких длинных писем. Это не лонгрид, его читать не будут. Отправляя запрос на получение работы, нескольких грамотно составленных предложений будет достаточно. Мотивационное письмо лучше поставить в отдельный файл.

4. Что это даст мне?

Сегодня многие критикуют Карнеги, но прочесть его книги все же стоит. В одной из глав автор указывает, что человек становится намного более заинтересован в том случае, когда видит выгоду для себя.

Электронное письмо — не исключение: дайте человеку на другой стороне личный стимул ответить на письмо или же прямо укажите, что это ему даст: дополнительный PR, финансовую выгоду, положительные отзывы. Главное, чтобы это не выглядело, словно жест снисходительности с вашей стороны.

5. Ваш собеседник — тоже человек

Какой бы не была тема письма, его нужно оформлять грамотно и вежливо. Благо, обилие слов в каждом языке легко помогает подобрать простые формы. Простая подсказка — использовать время. К примеру, отправляя письмо утром, можно пожелать «успешного дня», вечером — «приятного вечера», в понедельник — «хорошей рабочей недели».